VeriFactu para empresas: cómo preparar su negocio para la nueva normativa de facturación
La transformación digital de la gestión empresarial continúa avanzando y uno de los cambios más relevantes para empresas y profesionales en España es la implantación de VeriFactu, el nuevo sistema promovido por la Agencia Tributaria para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Aunque la entrada en vigor obligatoria se ha aplazado respecto al calendario inicialmente previsto, las empresas no deberían interpretar este cambio como una invitación a esperar hasta el último momento. La propia Agencia Tributaria ha ampliado los plazos de adaptación para facilitar una implantación progresiva, pero mantiene intacto el objetivo de eliminar los programas de facturación que permitan alterar o eliminar registros. Agencia Tributaria
Prepararse durante 2026 permitirá realizar la transición de forma ordenada, minimizar incidencias y garantizar el cumplimiento normativo cuando llegue la fecha definitiva.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023, desarrollado dentro de las medidas de lucha contra el fraude fiscal, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas.
El objetivo es que los programas de facturación generen registros seguros, íntegros y no manipulables, permitiendo que la Agencia Tributaria pueda verificar su autenticidad cuando sea necesario. Wolters Kluwer
En otras palabras, ya no bastará con emitir una factura correctamente. También será necesario que el software utilizado garantice que dicha factura no puede modificarse posteriormente sin dejar rastro.
¿Quién deberá adaptarse?
La normativa afecta a la mayoría de empresas y profesionales que utilicen programas informáticos para emitir facturas.
Entre ellos se encuentran:
- Sociedades mercantiles.
- Pymes.
- Autónomos.
- Comercios.
- Despachos profesionales.
- Empresas de servicios.
- Clínicas.
- Industrias.
- Empresas con TPV o software de facturación.
Existen determinados supuestos excluidos, como quienes ya trabajan bajo determinados sistemas específicos de suministro inmediato de información o regímenes particulares, pero la gran mayoría de organizaciones deberán adaptar sus sistemas de facturación. Wolters Kluwer
Los nuevos plazos de adaptación
Uno de los aspectos que más dudas ha generado es el calendario de implantación.
Inicialmente, VeriFactu debía comenzar a aplicarse durante 2026. Sin embargo, la publicación del Real Decreto-ley 15/2025 amplió los plazos para facilitar la adaptación tecnológica de empresas y desarrolladores de software. Agencia Tributaria
Actualmente, el calendario previsto establece:
- 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales. Wolters Kluwer
Este aplazamiento no elimina la obligación, sino que concede más tiempo para preparar correctamente la transición.
¿Qué requisitos deberá cumplir el software de facturación?
El cambio no consiste únicamente en instalar una actualización.
Los programas deberán garantizar, entre otros aspectos:
- Integridad de los registros.
- Inalterabilidad de la información.
- Conservación de los datos.
- Trazabilidad completa.
- Registro de eventos.
- Generación automática del registro de facturación.
- Incorporación de código QR cuando corresponda.
- Cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas por la Agencia Tributaria. Wolters Kluwer
Por este motivo, muchas empresas tendrán que revisar sus programas actuales y comprobar si realmente serán compatibles.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica
Es frecuente confundir ambos conceptos.
Aunque están relacionados, cumplen funciones diferentes.
La factura electrónica hace referencia al formato digital de la factura entre empresas.
VeriFactu, por su parte, regula el funcionamiento del software que genera dichas facturas y la seguridad de sus registros.
Una empresa puede emitir facturas electrónicas y, aun así, necesitar adaptar su programa para cumplir con VeriFactu.
¿Qué ventajas aporta adaptarse con antelación?
Muchas organizaciones están esperando a que la obligación entre en vigor.
Sin embargo, comenzar la adaptación durante 2026 ofrece numerosas ventajas.
Evitar cambios de última hora
Cuando la fecha de obligatoriedad se acerque, es previsible que aumente la demanda de actualizaciones, implantaciones y soporte técnico.
Planificar con tiempo evita prisas e interrupciones en la actividad.
Revisar procesos internos
La implantación de VeriFactu es una buena oportunidad para analizar cómo se generan actualmente las facturas, quién interviene en el proceso y qué controles internos existen.
En muchos casos aparecen ineficiencias que pueden corregirse durante la adaptación.
Reducir riesgos de incumplimiento
Una revisión anticipada permite detectar programas obsoletos, configuraciones incorrectas o procedimientos que podrían no ajustarse a la normativa.
¿Qué debería hacer una empresa durante 2026?
Aunque todavía exista margen antes de la obligatoriedad, resulta recomendable comenzar a trabajar en varios aspectos.
1. Revisar el software de facturación
El primer paso consiste en comprobar si el proveedor del programa utilizado está desarrollando una versión compatible con VeriFactu.
2. Analizar los procesos internos
No solo importa el software.
También conviene revisar:
- Procedimientos de emisión.
- Gestión documental.
- Controles internos.
- Conservación de registros.
- Responsabilidades de cada departamento.
3. Consultar con el asesor fiscal
Cada empresa presenta particularidades.
Un asesor puede determinar cómo afecta la normativa al negocio y planificar la transición con suficiente antelación.
4. Formar al personal
Las personas encargadas de emitir facturas deberán conocer los nuevos procedimientos y el funcionamiento del software actualizado.
¿Qué riesgos existen si no se adapta la empresa?
La normativa persigue eliminar el uso de programas que permitan manipular registros de facturación.
Por ello, utilizar sistemas que no cumplan los requisitos legales puede generar importantes consecuencias.
Además del posible régimen sancionador previsto en la normativa tributaria, una adaptación tardía puede provocar:
- Problemas operativos.
- Interrupciones en la facturación.
- Costes adicionales de implantación urgente.
- Retrasos en la actividad administrativa.
- Mayor riesgo de errores.
La mejor estrategia sigue siendo anticiparse.
El papel del asesoramiento especializado
La implantación de VeriFactu no consiste únicamente en instalar un nuevo programa.
Es recomendable revisar conjuntamente aspectos fiscales, contables y organizativos para garantizar que toda la empresa trabaja conforme a la normativa.
Un asesor especializado puede ayudar a:
- Analizar el impacto de la normativa.
- Coordinar la adaptación con el proveedor tecnológico.
- Revisar procedimientos internos.
- Resolver dudas sobre obligaciones fiscales.
- Verificar que el sistema cumple los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria.
Conclusión
La auditoría interna ya no es una práctica reservada a grandes corporaciones. Cada vez más pymes y empresas familiares la utilizan para fortalecer sus controles, mejorar procesos y anticiparse a posibles problemas.
Si su empresa presenta alguna de estas señales, probablemente sea el momento adecuado para realizar una revisión independiente antes de que finalice el ejercicio.
En VAUDIT ayudamos a empresas a evaluar sus procesos, identificar riesgos y reforzar sus sistemas de control interno mediante servicios de auditoría interna adaptados a las necesidades de cada organización.
VeriFactu cambiará la forma en la que empresas y profesionales emiten sus facturas. Aunque los plazos se han ampliado, 2026 es el momento adecuado para preparar los sistemas de facturación y evitar problemas cuando la normativa sea obligatoria.
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