En el día a día de las empresas y profesionales que gestionan facturación electrónica, VeriFactu se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la emisión de facturas seguras, cumplir con la normativa vigente y mantener un control eficiente de los procesos contables.
Sin embargo, como ocurre con cualquier software especializado, surgen dudas y consultas frecuentes entre los usuarios. En este artículo, recopilamos las preguntas más habituales y ofrecemos respuestas claras y prácticas para que puedas sacar el máximo provecho de VeriFactu y evitar errores comunes.
¿QUIÉNES TIENEN QUE CUMPLIR CON EL REGLAMENTO?
Están obligados a expedir facturas cumpliendo con la normativa VeriFactu aquellos empresarios y autónomos que utilicen sistemas informáticos para expedir facturas (SIF).
Esto quiere decir que aquellos que utilicen plantillas de Excel o Word para generar sus facturas están exentos del cumplimiento de este.
IMPORTANTE: los procesadores de texto y las hojas de cálculo sí se considerarán SIF, y por tanto, deberán cumplir con la normativa, cuando se utilicen también para generar los libros registros de IVA, IRPF o la contabilidad.
Para pequeños empresarios y profesionales, la Agencia Tributaria ofrecerá una aplicación básica de facturación que será gratuita. También se amplió el plazo de presentación de solicitudes del KIT DIGITAL para empresas de entre 0 y 3 empleados hasta el 31/10/2025.
También están exentos los obligados tributarios sometidos al SII (art. 3.3 RD 1007/2023) y aquellos que tributen a las Haciendas Forales Vascas.
¿QUÉ MODALIDADES EXISTEN?
Existen dos modalidades de cumplimiento:
- Por un lado, la modalidad VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos que se generen al facturar sean remitidos inmediatamente a la Agencia Tributaria.
- Por otro lado, la modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión pero sí otros requisitos adicionales como contrapartida, que incluyen la firma de cada uno de estos registros por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de eventos”
¿QUÉ INFORMACIÓN INCLUYE EL REGISTRO DE EVENTOS?
Este registro funciona como una especie de “caja negra” del sistema de facturación. Dejará constancia de los datos que identifiquen a la factura, así como el momento exacto de expedición y el usuario responsable de cada acción. Además, incluirá determinadas interacciones que el SIF detecte y que puedan comprometer la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación.
De esta forma se podrá garantizar que no se manipulen las facturas ni sus datos después de emitirlas.
¿QUÉ MODALIDAD ES MÁS ACONSEJABLE?
No existe una única respuesta, dependerá del perfil de cada negocio. La modalidad Verifactu tiene la ventaja de que, al enviar los registros automáticamente a la AEAT, aporta mayor seguridad jurídica y la empresa tendrá menos presión de control fiscal. Algunos de sus inconvenientes es que require conexión y comunicación constante con Hacienda y puede generar cierta sensación de “control en tiempo real”.
Por otro lado, la modalidad No Verifactu da una mayor autonomía, ya que los registros se conservan en el propio sistema, sin envío automático. Sus inconvenientes son que implica mayores obligaciones, como el registro de eventos, además de que es el obligado el encargado de custodiar y conservar correctamente los registros, de modo que una pérdida accidental de datos podría implicar el incumplimiento de las obligaciones.
También hay que tener en cuenta que cuando se apruebe el Reglamento de Facturación Electrónica, con sus correspondientes plazos de adaptación, la AEAT deberá disponer a tiempo real de las facturas emitidas B2B.
¿SE PERMITE LA PRE-FACTURACIÓN?
Sí, pero no llevará QR. Está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura oficial. Lo que no se permite es usar sistemas distintos para la prefacturación, ya que deben conservarse y tienen que estar vinculadas con las facturas finales.
¿SE PUEDE MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA FACTURA?
No. Una vez emitida, la factura no puede modificarse ni alterarse, porque el reglamento obliga a que los registros de facturación sean íntegros, inalterables y trazables. Si hay algún error se debe emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura original y que deje constancia del cambio, pero no borra ni sustituye a la anterior. Así, el sistema mantiene siempre un historial claro y transparente de lo que ocurrió.
¿SE PUEDE ANULAR UNA FACTURA?
Sí, pero no de la manera tradicional de “borrar” o eliminar la factura. El reglamento exige que toda factura emitida quede registrada, incluso si se comete un error. Para anularla, sería necesario emitir una factura rectificativa negativa por el total de la que se quiere anular, haciendo referencia expresa a la factura original. Lo que no se puede es eliminar la factura original del sistema o modificar directamente la factura original.
¿QUÉ SANCIONES EXITEN SI NO SE CUMPLE CON EL REGLAMENTO?
El incumplimiento del Reglamento de sistemas de facturación no es una simple falta administrativa. Para usuarios (autónomos, pymes, empresas) las multas pueden ser hasta 50.000€ por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado un sistema no conforme. Para fabricantes y distribuidores de softwares de programación, las sanciones pueden llegar hasta los 150.000€ por cada programa que no cumpla los requisitos.
Además, se puede llegar incluso a invalidar las facturas emitidas. Si no cumplen los requisitos técnicos, Hacienda podría considerar que no son válidas como justificantes de gastos, lo que impediría la deducción de IVA o la imputación como gasto en IRPF o Sociedades.
¿QUÉ PASA SI DELEGO LA FACTURACIÓN A MI ASESOR O GESTOR?
Es muy común que los autónomos y pymes encarguen la emisión de facturas o la gestión contable a un asesor. Sin embargo, la responsabilidad última de que las facturas se expidan con un sistema válido y conforme a la norma es siempre del empresario o profesional. Si el asesor comete un error, no adapta el software o incumple los plazos, la sanción la soporta el obligado principal, no el asesor.
Por eso es fundamental que cada empresario se asegure de que su asesor trabaja con un programa adaptado y que las facturas cumplen con los requisitos del reglamento.
Dominar VeriFactu no tiene por qué ser complicado. Conocer las funciones clave, entender cómo resolver los problemas más frecuentes y aplicar buenas prácticas te permitirá optimizar tu facturación electrónica y reducir riesgos de errores o incumplimientos.
Recuerda que la clave está en explorar la herramienta, mantener la información actualizada y aprovechar los recursos de soporte disponibles, de manera que la facturación sea un proceso ágil, seguro y confiable para tu empresa.