Desde 2019, todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada diaria de sus trabajadores. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo está impulsando un Real Decreto que busca hacer de este registro una herramienta de control mucho más estricta, transparente y, sobre todo, digital.
Si su empresa aún usa métodos manuales o sistemas poco robustos, debe actuar ya. Los cambios no solo incrementan las obligaciones, sino que reducen el tiempo de reacción ante una posible inspección.
1. El Salto Obligatorio: La Digitalización y el Fin de los Papeles
La principal novedad del borrador es la digitalización obligatoria del sistema de registro. Se acabaron las plantillas de Excel o los registros en papel.
El nuevo sistema debe ser:
- Objetivo, Fiable y Accesible: Debe reflejar la información de manera imparcial, no podrá ser modificado sin autorización de ambas partes, y deberá ser de uso sencillo.
- Trazable e Inalterable: Cualquier modificación deberá reflejar una huella clara e indeleble de los cambios y de su autoría.
- Completo al minuto: Debe registrar la hora y minuto exactos de inicio y fin de jornada, de pausas, y del inicio y fin de las interrupciones por desconexión.
- Identificación de Horas: Se debe especificar la naturaleza de las horas (ordinaria, extraordinaria o complementaria). En caso de horas extra, se especificará si se compensan por descanso o si se retribuyen.
2. Los Límites de la Intimidad
El Real Decreto impone límites claros, en consonancia con la protección de datos, lo que afecta directamente a sistemas de control como la biometría:
- Protección de Datos e Intimidad: El sistema de registro debe garantizar el derecho a la intimidad y a la protección de datos, cumpliendo con los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
- Ubicación del Registro: Se prohíbe que el registro se ubique en zonas de acceso público o que sea accesible a personas que no deban realizar un asiento.
- Asientos Personales y Libres: Cada asiento deberá practicarse de forma personal, directa e inmediata por la persona trabajadora, garantizando que se realiza libremente y en ausencia de todo tipo de condicionamiento o presión.
Nota Crítica sobre Biometría: Aunque el texto no lo prohíbe, el requisito de minimización de datos para cumplir con el RGPD hace que el uso de datos biométricos (considerados de categoría especial) para una finalidad tan sencilla como el registro horario sea extremadamente difícil de justificar. La cautela es máxima.
3. La Clave de la Fiscalización: Acceso Remoto de la Inspección
Este es el cambio más significativo en términos de compliance y riesgo. El borrador modifica el Reglamento de la Inspección de Trabajo para facultar a los Inspectores a practicar cualquier diligencia de investigación de manera presencial o remota.
- Acceso Inmediato: El sistema de registro deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo.
- Tratamiento y Formato: La información y sus copias deberán figurar en un formato tratable, legible y compatible con los sistemas de uso generalizado.
4. ¡Atención! El Plazo Récord de 20 Días
El Gobierno ha adoptado la tramitación administrativa urgente para este proyecto , y la norma prevé su entrada en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Un plazo de solo 20 días es extremadamente corto para:
- Adaptación Tecnológica: Implementar o sustituir sistemas que cumplan con la digitalización y los requisitos de trazabilidad.
- Elaboración del Protocolo Interno: La empresa está obligada a elaborar un Protocolo de Organización y Documentación del registro de jornada, que debe incluir un sistema de evaluación periódica con participación de la RLT (Representación Legal de los Trabajadores).
- Formación: Garantizar que todos los trabajadores tengan la formación adecuada sobre el nuevo protocolo y el manejo del sistema, siendo este tiempo considerado como tiempo de trabajo.
En VAUDIT, estamos ya analizando los detalles de este borrador para ayudarte a implementar los sistemas y protocolos que te permitan cumplir con la nueva ley en tiempo récord. No dejes que la Inspección te pille por sorpresa.